Background Check

Você já ouviu falar no termo Background Check?

A expressão background check tem origem do inglês e significa “checagem de antecedentes” ou “verificação de antecedentes”.

Esse processo de verificação de antecedentes é feito para validar informações sobre pessoas ou empresas que estão prestes a se tornar colaboradores, clientes, fornecedores ou estabelecer qualquer tipo de relação com um negócio.

Vamos imaginar o seguinte cenário: Uma empresa dá início um processo de seleção e recrutamento para uma vaga em aberto e começa a realizar toda a triagem de currículos e perfis que se candidatam à posição.

Durante o período de avaliação de candidatos, entrevistas com gestores e verificação de competências, também é comum que o background check seja feito, pois é uma forma de avaliar a existência de antecedentes criminais, financeiros, comerciais, entre outros.

A frequência e legitimidade do background check varia bastante de acordo com cada país e cada legislação do trabalho, mas podem ser realizadas de acordo com a necessidade da empresa de conhecer potenciais funcionários e outros prestadores de serviços ou parceiros.

Essa avaliação prévia é extremamente importante para que as empresas possam se preservar contra potenciais riscos financeiros e institucionais como um todo, além de otimizar o processo de seleção de candidatos para novas posições na organização.

Além disso, o background check pode ser uma poderosa ferramenta de tomada de decisão para os gestores de RH, pois frente a um mercado de trabalho tão dinâmico e competitivo, a análise de dados para a tomada de decisão torna-se cada vez mais indispensável no dia a dia do departamento pessoal.

O background check pode ser feito de diversas formas, desde manualmente até com auxílio de ferramentas digitais.

Neste artigo, portanto, vamos te ajudar a entender melhor sobre o background check, as regras para pesquisa de antecedentes, sobre o que costuma ser avaliado em tais pesquisas, quais são os tipos de background check que existem, quais informações são disponibilizadas e porque é tão importante realizar essa verificação.

Quer entender mais sobre o assunto?

Continue com a leitura!

O que é Background Check?

Como mencionamos, o background check nada mais é do que o processo de checagem ou verificação de antecedentes. Ele tem como finalidade principal localizar e validar informações a respeito de pessoas ou empresas que terão uma relação com as empresas.

Através dessa avaliação é possível identificar os mais variados tipos de problemas de uma pessoa ou empresa antes que a organização decida oficializar seus vínculos de trabalho.

Geralmente, o background check é feito por áreas de Compliance nas empresas, mas não é uma prática restrita a este departamento.

A validação de antecedentes também deve ser feita pelos setores de RH, jurídico, financeiro, etc, como uma forma de prevenir fraudes e irregularidades em processos internos e externos.

Assim, de forma geral, o background check busca encontrar e analisar todas as informações disponíveis sobre um indivíduo ou uma organização antes da tomada de decisões.

Quais são os métodos para fazer um background check?

O processo de verificação de antecedentes pode ser feito de duas formas distintas:

• Simples:

Esse processo consiste na realização de uma pesquisa online, na qual o responsável pelo background check irá buscar informações relevantes para a potencial relação de trabalho, como pendências financeiras, comerciais ou criminais, por exemplo.

A partir dos dados encontrados, um profissional da área jurídica da empresa deverá avaliar se existe algum risco potencial em relação à lei para que um vínculo de trabalho seja estabelecido com o indivíduo ou com o negócio em questão.

Neste processo, as principais informações avaliadas são:

• Antecedentes criminais;
• Situação na receita federal;
• Situação financeira;
• Protestos;
• Entre outros.

Conseguir tais informações não é uma tarefa tão difícil, principalmente para as empresas que já realizam o background check como parte de suas rotinas de admissão de novos colaboradores.

• Completo:

O background check completo é parecido com o anterior, pois é feita uma pesquisa online. No entanto, as informações coletadas devem ser o mais detalhadas e minuciosas possível e o gestor responsável por este processo deve obter certidões específicas para cada ponto avaliado.

Pensando num exemplo prático, temos a seguinte situação: uma empresa deseja levantar informações sobre as ações judiciais, o registro em órgãos competentes e situação do quadro societário de outra organização.

Tais informações podem ser conseguidas através da informação do CNPJ da empresa, que pode ser pesquisado em busca de processos trabalhistas.

Uma vez que tais dados forem reunidos, um profissional especializado em background check deve avaliar as informações.

E no caso desta avaliação, a lista de informações buscadas é muito mais extensa e, por isso, costuma ser feita por profissionais do departamento jurídico ou de compliance.

No background check completo, são avaliados:

• Dados cadastrais (nome completo, data de nascimento, filiação e óbito);
• Endereço, telefones, e-mails;
• Antecedentes criminais;
• Pessoa politicamente exposta;
• Situação na Receita Federal;
• Situação Eleitoral;
• Situação financeira;
• Dados profissionais;
• Histórico profissional;
• Lista de sanções e Financiamento ao Terrorismo (EU, UK, ONU, etc);
• OFAC (Agência de Controle de Ativos Estrangeiros dos EUA);
• Inabilitados em instituições financeiras;
• Programa de benefícios ou Assistência Social;
• Sociedades;
• Renda atual e patrimônio;
• Protestos;
• Mídia negativa;
• Processos judiciais;
• Registro civil;
• Entre outros.

E quais são os diferentes tipos de verificação de antecedentes?

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre as diferentes formas de fazer um background check, vamos falar mais detalhadamente sobre os tipos de avaliação.

• Background Check de contratação

Esse tipo de verificação tem como objetivo principal minimizar os riscos de contratações que possam trazer algum tipo de ameaça para o ambiente de trabalho.

Embora esse tipo de avaliação seja mais comum em países que contam com um histórico de terrorismo, como é o caso dos Estados Unidos, também pode ser utilizado em empresas brasileiras.

Aqui no Brasil, o background check de contratação é mais utilizado para admissão de profissionais que lidarão com informações sensíveis ou ocuparão cargos estratégicos nas empresas.

Antes da contratação do trabalhador, são verificadas as informações acadêmicas e profissionais, antecedentes criminais, etc.

• Background check criminal

A verificação de antecedentes desse tipo é mais comum em situações em que o profissional avaliado lida com grandes quantias de dinheiro ou com informações valiosas e cruciais para a empresa.

São consultadas fontes como: Polícia Federal e Civil, Banco Nacional de Mandados de Prisão, tribunais de justiça, entre outros.

• Background check de integridade

Esse tipo de avaliação tem como objetivo a investigação do passado trabalhista de uma pessoa, para que seja possível confirmar dados como salários, cargos e até mesmo tipos de demissão.

Um background check completo, neste caso, pode até envolver contato com chefes, colegas de trabalho e até mesmo familiares. Vale ressaltar, no entanto, que esta é uma checagem que não pode, em hipótese alguma, ultrapassar limites éticos e a privacidade do indivíduo.

• Background check de crédito

Essa avaliação tem como foco a relação entre crédito e débito de uma pessoa e a forma como ela lida com suas contas e dívidas.

Esse é um procedimento padrão para aqueles que estão solicitando empréstimos bancários ou cartões de crédito, por exemplo.

Por que é importante fazer essa avaliação?

As empresas estão sujeitas a muitos riscos quando não validam as informações repassadas por colaboradores, clientes ou fornecedores, pois estão à mercê de fraudes e dados incorretos.

Mais do que isso, as organizações que não realizam um background check podem sofrer com ataques cibernéticos e roubo de dados que impactam diretamente nas operações do negócio.

Por isso, o background check é muito importante para garantir que as relações estabelecidas entre a empresa e terceiros estão sendo pautadas em termos legais e sem riscos ao bom desenvolvimento dos negócios.

Além disso, um processo de background check bem feito pode agilizar o fechamento de novos negócios e facilitar a integração da empresa com novos clientes.

Como estruturar a avaliação de antecedentes?

Como todo processo de verificação de informações numa empresa, é preciso estabelecer um planejamento para que o background check seja bem executado e tenha o mínimo de erros.

Por isso, os responsáveis por conduzir esse processo devem avaliar, primeiramente:

• Qual é o objetivo principal do background check?

• Quais informações são necessárias para a verificação? (CPF, Nome completo, cidade de residência, CNPJ, Razão Social, etc.)
• Quem deve realizá-la e como a pesquisa deve ser executada?
• Onde as informações podem ser encontradas?
• Como medir os resultados encontrados?

Todas essas questões devem ser respondidas antes de dar início à pesquisa, pois para cada objetivo que se deseja alcançar, haverá uma série de respostas distintas e diferentes estratégias podem ser adotadas.

LGPD e a checagem de antecedentes

Regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados trouxeram uma série de regras para a coleta, armazenamento e processamento de dados de pessoas físicas e pessoas jurídicas.

Uma grande parte do processo de background check é baseada na coleta e avaliação de dados sensíveis de empresas e indivíduos e, por esse motivo, ele deve ser feito de acordo com as regulamentações da LGPD.

É importante que as empresas tenham sistemas de segurança cibernética e proteção de dados para evitar vazamentos de informações tanto de profissionais quanto de outras organizações com as quais se relacionam.

Como a tecnologia pode ajudar no processamento das informações?

O processo de background check ficou muito mais rápido com o desenvolvimento de novas tecnologias de compartilhamento e processamento de informações pessoais e empresariais.

Há uma série de sistemas que automatizam pesquisas de antecedentes e cruzam documentos e outros dados no momento da pesquisa, o que facilita muito a rotina de equipes de compliance e do departamento jurídico. 

O departamento pessoal também pode se beneficiar muito de soluções tecnológicas e digitais que agilizem o processamento de dados de trabalhadores durante o processo de admissão e também daqueles que já trabalham na empresa.

É importante também que as organizações contem com sistemas que construam um histórico da rotina de trabalho dos profissionais, como é o caso de um sistema de controle de ponto.

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