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Software de tratamento de ponto: Como utilizar?

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Tratar o ponto é uma rotina que todo gestor de departamento pessoal ou dono do próprio negócio conhece muito bem. Chega o final do mês e há uma pilha de justificativas, vários pontos marcados de forma equivocada ou funcionários que até esqueceram de marcar o ponto em determinado dia. Para fazer o fechamento da folha de pagamento e da contabilidade é muito importante fazer esse tratamento de ponto para evitar o pagamento em excesso de horas extras ou até mesmo algum problema mais sério envolvendo a justiça e o governo, principalmente nesta época de implementação do eSocial. Empresas que utilizam planilhas de controle de ponto, livro de ponto ou algum método manual de controle de ponto, acabam tendo que fazer esse tratamento de ponto de forma manual, o que as deixa sujeitas a erros e muitas horas gastas. Um software de tratamento de ponto permite que muitas dessas atividades sejam feitas rapidamente e sem fricção. Mas como funciona efetivamente um software de tratamento de ponto? Qual é o melhor software de tratamento de ponto do mercado? Para responder essas e outras perguntas é importante entender a necessidade da empresa. Para ajudar os gestores a decidirem, nós da mywork criamos esse pequeno guia que explica os principais pontos a serem considerados na escolha do seu software de tratamento de ponto

O que é um software de tratamento de ponto?

Um software de tratamento de ponto nada mais é que um sistema que permite que se faça alterações e correções nos pontos batidos. Em um mundo ideal o controle de ponto de funcionários seria feito sem qualquer tipo de erro ou problemas. Ninguém esqueceria de marcar o ponto, ninguém atrasaria o ponto marcado e todos os processos seriam feitos de forma automática. Contudo, infelizmente ainda não vivemos neste mundo. Muita gente ainda utiliza relógios de ponto físicos que precisam de um software de tratamento de ponto para que o controle de ponto seja completo. Embora esta solução seja tipicamente mais cara que um sistema de controle de ponto online, muitas pessoas ainda a usam. Mesmo se valendo de um sistema de ponto online, ainda há a necessidade de um método para fazer o tratamento dos pontos. Este tratamento tipicamente envolve:

  • Correção de pontos marcados errados
  • Preenchimento de pontos esquecidos
  • Anexo de justificativas (atestados etc)
  • Assinatura do funcionário
  • Cálculos de horas extras, adicional noturno e banco de horas

Fazer esse tratamento de ponto é imprescindível pois este documento que alimentará a folha de pagamento dos funcionários e os lançamentos contábeis feitos pelo contador ou departamento financeiro.

Como este processo é feito sem um software de tratamento de ponto?

É comum que empresas que não utilizam ferramentas digitais de controle de ponto tenham que fazer seu tratamento de ponto na mão. Isso quer dizer colocar as informações do papel em um excel ou outro tipo de planilha de controle de ponto e fazer as correções por lá. Esta planilha vira um documento que precisa ser assinada pelo funcionário e guardada em algum local. Como você pode imaginar, é um processo bastante manual que toma tempo do gestor de departamento pessoal ou do próprio dono do negócio.

Como um software de tratamento de ponto ajuda neste processo?

Um software de tratamento de ponto deve ser integrado de alguma forma com seu mecanismo de marcação de ponto. No caso da mywork, por exemplo, a marcação do ponto é feito totalmente online via um computador, celular ou tablet, sem qualquer necessidade de um relógio de ponto. O próprio gestor pode definir quanta flexibilidade quer dar ao funcionário e ainda assim manter a segurança do ponto. Para os que utilizam um relógio de ponto fixo, é necessário ou conectar as duas soluções via wi-fi ou todo mês utilizar um pen drive e baixar o arquivo gerado e colocá-lo no software de tratamento de ponto.

Uma vez isso feito, o software de tratamento de ponto vai encontrar as inconsistências nos pontos e vai sugerir edições. Ele vai, por exemplo, ver quando um ponto não foi batido e solicitar que o gestor altere essa informação. É possível também adicionar atestados médicos ou outras justificativas para os pontos marcados.

Os sistemas mais modernos conseguem automatizar esse processo bastante para que utilizar um software de tratamento de ponto seja um processo de poucos minutos extremamente fácil para a empresa! Tudo isso minimizando erros e dando mais segurança às empresas.

O que devo fazer após fazer o tratamento do ponto?

Depois de utilizar o software de tratamento de ponto, é importante que o funcionário concorde com as alterações feitas antes de o documento ser enviado para a contabilidade. No processo comum, a empresa pode imprimir a folha de ponto tratada e solicitar que o funcionário a assine e guarda-la em um local seguro. Software modernos de tratamento de ponto permitem que o funcionário aceite no próprio aplicativo as alterações apertando apenas um botão.

É bom lembrar que o ponto original nunca pode ser editado por lei! O software de tratamento de ponto apenas cria uma cópia dos pontos (chamada espelho de ponto) e os pontos originais registrados continuam armazenados no sistema. Em caso de auditoria, tanto os pontos registrados quanto os tratados serão utilizados para bater as informações.

Qual o melhor software de tratamento de ponto?

O melhor software de tratamento de ponto é aquele que se adequa às suas necessidades. Se você tiver um relógio de ponto tradicional, há sistemas no mercado que integram com a maioria dos fabricantes de relógio de ponto. Porém, se você estiver buscando resolver a questão do seu ponto de uma vez por todas e não apenas o tratamento de ponto, a mywork tem uma solução de controle de ponto online acessível para pequenas e médias empresas. Você pode testar a plataforma grátis neste link ou entrar em contato conosco para tirar suas dúvidas!

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