Empresas de todos os tamanhos sabem que fazer o controle de ponto dos funcionários é algo extremamente necessário. Seja para cumprir a legislação trabalhista de marcação de ponto ou para ter um controle mais efetivo das horas trabalhadas pelos colaboradores, fazer o controle de ponto de maneira correta pode trazer uma série de vantagens para todos os lados. Contudo, muitas empresas se deparam com os preços altíssimos de um relógio de ponto digital (REP) e acabam optando por fazer este controle utilizando uma planilha de controle de ponto ou um livro ponto. Ambas as soluções tendem a ser insuficientes pois não evitam fraudes e são causas frequentes de erros. É neste momento que algumas empresas buscam entender mais sobre outra solução: o ponto virtual.
Mas como funciona o ponto virtual? O ponto virtual é permitido por lei? Quais as vantagens do ponto virtual? Nós da mywork decidimos, então, escrever este artigo para responder estas e outras perguntas comuns.
Como funciona o ponto virtual?
O ponto virtual é um método de controle de ponto online que tipicamente dispensa um relógio de ponto físico, seja ele eletrônico ou cartográfico. Todas as marcações de ponto podem ser feitas por um dispositivo que se conecte a internet (computador, celular, tablet etc).
Tipicamente um gestor ou o próprio dono do pequeno negócio cria uma conta no sistema e convida os colaboradores para criarem a própria conta. A conta do gestor contém todas as informações dos pontos dos funcionários, incluindo os cálculos de pagamento de horas extras, banco de horas e adicional noturno. Já a conta do funcionário funciona apenas para a marcação do ponto e visualização das últimas marcações.
O ponto virtual é seguro?
Há uma série de medidas de seguranças que as empresas de ponto virtual oferecem para minimizar erros e fraudes. Entre elas podemos citar:
- Senhas: Todo funcionário possui a própria senha pessoal para acessar a sua conta e marcar o seu ponto.
- Foto: Muitos sistemas de ponto virtual tenha a funcionalidade de tirar uma foto do funcionário no momento em que o ponto é marcado. Dessa forma, fica mais difícil alguém tentar se passar pelo outro e fazer uma marcação de ponto fraudulenta.
- IP da rede: Para evitar que o funcionário marque o ponto fora do local que deveria estar, o aplicativo de ponto virtual pode também gravar o IP da rede em que o ponto foi batido. Cada rede possui um número de identificação. Ou seja, se o funcionário tentar bater o ponto fora de rede outro número aparecerá que será diferente do número da rede de wi-fi do escritório, por exemplo.
- Geolocalização: Alguns sistemas de ponto virtual também permitem que se grave o local do funcionário no momento do ponto. Para isso, se utiliza o GPS do dispositivo (frequentemente um celular para bater ponto). Com isso, mesmo funcionários externos (vendedores, funcionários em regime de home-office) podem marcar o ponto com segurança
- Biometria: Dependendo do sistema de ponto virtual, é possível também verificar a veracidade do ponto através de algum componente de biometria, seja este reconhecimento por voz, reconhecimento facial ou digital.
Além disso, os dados do ponto virtual ficam gravados na nuvem e podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado a internet. Eles ficam protegidos pelas mais modernas práticas de criptografia para você ter toda a segurança que os seus dados e de seus funcionários estão acessíveis, mas, ao mesmo tempo, seguros.
O ponto virtual é permitido por lei?
Sim! O ponto virtual é permitido desde 2011 com edição da Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego. Esta portaria abriu as portas para os chamados “métodos alternativos de controle de ponto”. Basicamente cada empresa pode optar por implementar o método de controle de ponto que desejar desde que alinhado em convenção coletiva.
Isso facilitou para as empresas, principalmente as pequenas e médias, a economia com sistemas de marcação de ponto. Não só o ponto virtual é muito mais barato que um relógio de ponto tradicional mas ele também permite menos gasto de tempo no dia a dia, já que automatiza e facilita boa parte das rotinas do departamento pessoal, incluindo o tratamento do ponto no final do mês.
Qual o custo de um ponto virtual?
Tipicamente é cobrada uma mensalidade conforme o número de funcionários do cliente. Esta mensalidade pode ser até de apenas R$5 por mês. Nós da mywork também não cobramos qualquer tipo de suporte, custo de instalação ou por funcionalidades adicionais. Tudo está incluso 100% na mensalidade.
Quais as vantagens e desvantagens do ponto virtual?
Muitas vantagens já foram mencionadas no artigo, mas muitas outras existem. Para empresas que utilizam contadores, o processo de fechamento da folha de pagamento e da contabilidade fica muito mais rápido e com menos erros. É comum até termos clientes que foram indicações de contadores dado que isso deixa tanto o cliente quanto o próprio contador mais eficientes.
E também são poucas as desvantagens de se utilizar um sistema desse tipo, principalmente nas pequenas e médias empresas. Contudo elas existem. A primeira delas é mudança de cultura na empresa. Se a empresa tem uma cultura “leniente” com atrasos, é possível que os funcionários passem a reclamar de terem que respeitar os horários previstos na jornada de trabalho.
Empresas com milhares de funcionários também pode ter um pouco de dificuldade de fazer a transição de ponto por relógio eletrônico para um online. Em nossa experiência, demora tipicamente 1 mês até que todos os funcionários estejam fazendo a marcação do ponto virtual de forma 100% correta.
Como faço para testar o ponto virtual?
Nós da mywork oferecemos um teste grátis para todas as empresas que queiram testar o nosso sistema de ponto virtual. Basta acessar este link e criar uma conta. Nós damos também todo o suporte durante o teste grátis (e depois dele também!). Caso você prefira falar com alguém antes de criar a conta, você pode acessar nossa página com mais detalhes sobre o nosso sistema de controle de ponto online.