A história se repete todos os meses: O colaborador vai fazendo sua marcação de ponto diária, incluindo entrada, saída, pausa para o almoço e outras pausas durante o dia enquanto o gestor vai acompanhando o resultado. Chega o final do mês e vem a hora de fechar a folhar de pagamento e pagar as horas acumuladas na forma de horas extras ou deixa-las acumular no sistema de banco de horas. Contudo, ambos percebem que alguns erros passaram na marcação de ponto e o espelho de ponto precisa ser corrigido antes de ser assinado e enviado para o contador ou para o financeiro. Muitos desses erros podem ser evitados com um sistema de controle de ponto de funcionários digital, de forma a dar mais segurança para a empresa e o colaborador que os pontos estão corretos e também poupar trabalho. Mas quais são estes erros comuns e como eles podem ser evitados? Nós da mywork preparamos essa lista para vocês.
Erro 1: Esquecer de fazer a marcação de ponto
Talvez o erro mais comum seja o simples esquecimento de marcar o ponto. Seja no começo da jornada de trabalho, caso o colaborador esteja com pressa para alguma reunião ou atividade do tipo, ou na saída, quando estamos cansados e pensando em chegar em casa, esquecer de fazer a marcação do ponto é algo que acontece recorrentemente. Quando isto acontece, o gestor e colaborador devem incluir o ponto não batido no arquivo de espelho de ponto manualmente. Caso isso não seja feito, o espelho de ponto acusará ou uma jornada de trabalho de quase 24 horas (caso o funcionário não tenha batido seu ponto de saída), ou um falta injustificada, que poderia implicar em desconto no salário.
Para minimizar as chances de isso acontecer, é importante contar com um sistema de marcação de ponto que alerte o colaborador e o gestor caso a marcação de ponto não tenha ocorrido. Isso pode ser feito por e-mail ou até mesmo push notification no celular. Sistemas que ainda avisam o colaborador que ele já pode bater o ponto conseguem também diminuir significativamente o número de pontos não batidos
Erro 2: Bater dois pontos em seguida
As vezes não fica claro se o ponto ficou registrado e o colaborador acaba batendo o ponto duas vezes. Isso acontece muitas vezes em pequenos intervalos intrajornadas, como uma pausa para o almoço. Neste caso, não há alternativa a não ser fazer a eliminação do ponto diretamente no espelho de ponto. Contudo, sistemas modernos de controle de ponto online como o da mywork exigem uma confirmação do usuário quanto ao ponto a ser batido, de forma a praticamente eliminar esse problema. Além disso, mesmo que isso aconteça, o funcionário pode incluir um comentário no momento da marcação de ponto avisando que o ponto anterior foi batido de forma incorreta. Assim fica fácil localizar e corrigir o espelho de ponto
Erro 3: Problemas com horários
Há diversas maneiras de fazer a marcação de ponto de funcionários. Contudo, neste caso, este problema é exclusivo dos relógios de marcação de ponto que precisam ter seus horários constantemente auferidos. É possível que um ponto batido tenha seu horário erroneamente registrado. Em épocas de horário de verão isso pode ser um acontecimento comum podendo gerar muitos problemas na hora de contabilizar as horas trabalhadas dos funcionários. O jeito mais fácil de evitar isso é ter um sistema de controle de ponto online, já que a hora do sistema nunca está errada e muda automaticamente até mesmo se o funcionário fizer a marcação de ponto em outro fuso-horário (em caso de viagens)
Erro 4: Não assinar o espelho de ponto
A lei de registro de ponto diz que o espelho de ponto deve ser assinado tanto pelo colaborador quanto pela empresa (na figura do gestor). Não ter essa assinatura pode implicar em contestações jurídicas quanto a validade daquela marcação de ponto. Sistemas mais modernos já permitem que essa aceitação seja feita de forma digital, evitando a necessidade de impressão e agilizando o processo todo.
Erro 5: Fraudes na marcação de ponto
Este não é bem um erro, mas uma ação deliberada para alterar o registro do ponto. Ela pode acontecer tanto do lado do funcionário quanto do empregador. Funcionários mal-intencionados podem solicitar que outros registrem o ponto por eles ou atrasar ou adiantar a marcação do ponto para ganhar horas extras. Do lado da empresa, pode-se fazer alterações indevidas no espelho de ponto de forma a pagar por menos horas trabalhadas, forçar os funcionários a aceitar um espelho de ponto com horários fictícios entre outras medidas. Todas essas ações são passíveis de punições severas. Sistemas de marcação de ponto digital modernos conseguem minimizar ao máximo este espaço para fraudes com diversos mecanismos de segurança. Com isso, colaborador e empresa ficam tranquilos que as regras estão sendo respeitadas.
Que outros erros comuns vocês veem na hora de fazer a marcação de ponto? Deixe seus comentários abaixo. E se você for gestor de DP ou RH e estiver procurando um sistema de controle de ponto para sua empresa, você pode testar a plataforma da mywork de graça por 30 dias. Caso queira falar com alguém da nossa equipe, você também pode deixar seu cadastro aqui.