Como fazer o pagamento do vale-transporte?

O pagamento do vale–transporte está entre os direitos incontestáveis conquistados pelo trabalhador brasileiro. Foi em 1987 com a lei de número 7.619 que essa legislação começou realmente a valer como obrigatória e os empregadores passaram a ser obrigados a aprender como fazer o pagamento do vale-transporte a todos os seus funcionários. Ou seja, todas as despesas do deslocamento do funcionário no trajeto casa-trabalho, e vice-versa, são da responsabilidade do gestor. 

Dentro dessa lei, o direito de todo tipo de trabalhador em regime de CLT é garantido. Sejam eles urbanos, rurais, trabalhadores temporários, vendedores externos, profissionais públicos ou qualquer outro tipo de colaborador com vínculos trabalhistas com uma empresa, todos têm direito a receber o pagamento do vale-transporte. 

Cada colaborador tem uma rotina para ir e voltar do trabalho, que varia de acordo com a distância entre os locais. Dependendo dessa localização, a maneira como é feito o pagamento do vale-transporte pode aumentar ou diminuir. Mas você sabe como fazer esses cálculos? Pode parecer fácil, mas não é só um simples acréscimo. Por isso a gente escreveu esse post, vem entender mais sobre esse benefício! 

O pagamento do vale-transporte faz parte do salário? 

Igual a qualquer outro benefício obrigatório, o pagamento do vale-transporte não faz parte do salário dos funcionários e por isso não pode ser usado para a base do cálculo do FGTS, INSS e Imposto de Renda. E por esse mesmo motivo o pagamento do vale-transporte não pode ser feito em dinheiro, porque evita o uso desse para outros fins e isso é considerado fraude. 

E vale lembrar que quando seu funcionário trabalha dias extras que não estão previstos no contrato, ele também tem o direito de receber o pagamento do vale-transporte. Da mesma maneira que quando ele faltar isso pode ser descontado. 

Como faço para calcular o desconto do vale-transporte? 

O desconto permitido pela lei é de 6% do salário básico do empregado. Se o total do pagamento do vale–transporte utilizado pelo funcionário for menor que essa porcentagem, o desconto fica limitado ao menor valor. Mas se o colaborador usar mais que 6% do salário para ir e voltar do trabalho, a quantia excedente fica por conta da empresa. 

Para você entender melhor montamos 2 exemplos de como calcular o pagamento do vale-transporte: 

Exemplo 1 

Maria ganha R$4000 mensais e precisa pegar dois ônibus com tarifa de R$4,30 para ir e voltar do trabalho. Então nesse caso você faria o cálculo assim: 

8,60 (duas passagens) x 22 (dias trabalhados) = R$182,20 

6% de 4 mil = 240 

Como o valor do pagamento do vale transporte não chega ao desconto máximo de 6%, vão ser descontados apenas os 182,20 reais referente às passagens. 

Exemplo 2 

Julio também precisa pegar duas conduções do valor de R$4,30 cada para ir e voltar do trabalho todos os dias. Mas seu salário é de R$2 mil, olha o que mudou: 

8,60 (duas passagens) x 22 (dias trabalhados) = R$182,20 

6% de 2 mil = 120 reais 

Como neste caso o valor das passagens ultrapassa o desconto de 6%, a empresa deve pagar a diferença, calculada assim: R$182,20 – R$120 = R$62,20 

Sobre os funcionários que atuam com vendas e contam com um salário fixo + variável, o cálculo do pagamento do vale-transporte não muda, pois o desconto é calculado apenas com base no salário fixo e não considera os bônus e comissões. 

Outra situação que também leva a alguns questionamentos, é sobre o mês em que o colaborador foi contratado. Se o funcionário começou a trabalhar no dia 13, é a partir desse dia que o pagamento do vale-transporte começará a ser feito, não levando em conta os dias anteriores do mês. Isso acontece também em épocas de férias, que não deve ser contado na hora do pagamento do vale-transporte. 

Há também uma data estabelecida para o pagamento do vale-transporte, que é logo no começo do mês.  

Quem recebe o pagamento do vale-transporte? 

• Os empregados, assim definidos no art. 3° da consolidação das leis trabalhistas. 
• Os empregados domésticos, assim definidos na lei N° 5.859, de 11 de dezembro de 1972. 
• Os trabalhadores de empresas de trabalho temporário, de que trata a lei N° 6.019, de 3 de janeiro de 1974. 
• Os empregados a domicílio para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho, percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador. 
• Os empregados do subempreiteiro. 
• Os atletas profissionais. 
• Os servidores da união.  Do Distrito Federal, dos Territórios e suas autarquias, quaisquer que seja o regime jurídico, a forma de remuneração de serviços. 

Existe uma distância mínima para receber o pagamento do vale-transporte? 

Independente da distância percorrida entre o trajeto casa-trabalho, o pagamento do vale-transporte deve ser oferecido pelo gestor. As duas únicas ocasiões que a empresa pode deixar de oferecer o vale são: 

• Se o trabalhador abrir mão formalmente do pagamento do vale-transporte. 
• Se a empresa oferecer um transporte gratuito durante todo o trajeto: desde a porta de casa até a porta do trabalho. 

E se meu funcionário tem carro? Preciso fazer o pagamento do vale-transporte? 

O vale-transporte é obrigatório por lei, já o auxílio-combustível é opcional. Mas algumas empresas até oferecem o vale-combustível (VR Auto) para funcionários que não utilizam o transporte público. E no caso de um funcionário com carro que opte pelo uso do próprio veículo, ele estará abrindo mão naturalmente do vale-transporte. 

“O ressarcimento do custo com combustível, mesmo que tenha sido utilizado para deslocamento ao local de trabalho, também é vetado pelo Decreto nº 95.247/1987, no qual é possível ler, no art. 5º, que “é vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento”. 

Quem não pode receber o pagamento do vale-transporte? 

• Como dissemos ali em cima, se o funcionário não utiliza o transporte público para ir para o trabalho e voltar para a casa, a empresa não é obrigada a conceder o pagamento do vale-transporte. 
• Funcionários com direito ao passe livre: colaboradores com mais de 65 anos ou que sejam beneficiados por programas sociais que garantem o acesso ao transporte público. 
• Caso a empresa ofereça um tipo de transporte privado para o funcionário, mesmo ele preferindo usar o transporte público. 

Posso descontar do funcionário que falta? 

Com certeza! Você como gestor não precisa fazer o pagamento do vale-transporte caso o funcionário não compareça ao trabalho. Mas se você já tiver pago o benefício e o colaborador faltar por questões particulares, férias, licenças ou por causa de dias abonados por banco de horas, a empresa tem 3 opções:  

• Exigir que o funcionário devolva o vale-transporte não utilizado. 
• Compensar no mês seguinte. 
• Descontar a quantia do salário. 

Como solicitar meu pagamento do vale-transporte? 

Logo quando contratado o funcionário assina um documento exigindo ou abrindo mão do pagamento do vale transporte. Nesse mesmo documento uma série de informações são preenchidas para o cálculo do valor total: endereço residencial e quais linhas ou conduções do transporte público utilizará no trajeto. 

E se o funcionário mudar de endereço, as informações devem ser imediatamente modificadas. Porque qualquer erro no cálculo do pagamento do vale-transporte pode ser mal interpretado e levar até a processos trabalhistas ou demissão por justa causa. 

O vale-transporte já foi pago em fichas simples de passagem e hoje é emitido e controlado por sistema informatizado. Não era mais possível manter esse devido controle sem um sistema livre de erros humanos e retrabalhos. Essa mudança acompanhou as transformações digitais que vem acontecendo na sociedade e que consequentemente afetam a organização das empresas. 

E no seu negócio? Você também acompanha essas mudanças?  

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