Se você é gestor(a) do departamento de Recursos Humanos de uma empresa, com certeza sabe que escolher um sistema de ponto, especialmente se for um sistema de ponto virtual, é uma das soluções mais modernas e práticas para realizar o controle de horas trabalhadas pelos colaboradores.
Essa rotina de gestão das horas trabalhadas é essencial para garantir que a empresa está seguindo todas as regras trabalhistas referentes às jornadas de trabalho dos funcionários, afinal, é com esse acompanhamento que é possível pagar as horas extras e adicionais corretamente, organizar escalas de trabalho, entre várias outras atividades rotineiras da gestão de pessoas.
Ao longo deste artigo, vamos te ajudar a entender mais a respeito das vantagens que um sistema de ponto virtual pode trazer para o dia a dia de gestão e vamos te dar algumas dicas sobre como escolher o melhor sistema para o seu negócio! Vamos lá?
Por que é importante ter um sistema de ponto?
Todos os gestores de RH precisam lidar com várias questões burocráticas referentes à remuneração dos trabalhadores e à organização das rotinas de trabalho. Algumas dessas burocracias envolvem:
Estas são apenas algumas das atividades que os profissionais de RH precisam lidar diariamente. Além disso, muitas destas tarefas devem ser “recomeçadas” mensalmente, como, por exemplo, o pagamento de salários dos funcionários.
Ao final de cada mês, antes mesmo do pagamento de salários dos funcionários, é preciso conferir todos os pontos batidos pelos funcionários, pois isso garante que eventuais horas extras serão pagas corretamente ou computadas de maneira adequada no banco de horas do colaborador.
Esse processo é muito importante para que a empresa cumpra as leis trabalhistas e evite problemas jurídicos! Além disso, ele garante que os funcionários estão seguindo as horas de trabalho determinadas em contrato.
Como o sistema de ponto virtual ajuda o RH?
Existem várias formas através das quais uma empresa pode acompanhar as horas trabalhadas de seus funcionários, mas um sistema de ponto virtual é, de longe, a solução mais prática.
E, claro, além da praticidade, os sistemas de ponto virtuais evitam fraudes na marcação de ponto dos funcionários e evita que muitos erros sejam cometidos. Imagine a seguinte situação:
Um funcionário passa na copa do escritório logo antes de seu horário de saída para pegar um café. No momento de assinar o livro de ponto (uma solução já ultrapassada, diga-se de passagem), ele se distrai e acidentalmente derruba seu café sobre as páginas do livro. Com isso, toda a marcação daquele dia (e talvez de dias anteriores) é simplesmente destruída, pois o caderno foi danificado.
Este é apenas um exemplo de situações que podem causar problemas na marcação e armazenamento dos pontos dos funcionários. Outros sistemas de registro de ponto, como as planilhas e relógios de ponto biométrico também pode enfrentar problemas de fraudes, extravio de informações e dificuldades de manutenção.
O sistema de ponto virtual é melhor do que as demais ferramentas por 4 motivos simples e que fazem toda a diferença:
- É mais barato e impacta diretamente na economia da organização;
- É mais seguro para toda a empresa, pois evita fraudes e perda de informações.
- Permite o controle de jornada de todos os funcionários da empresa, inclusive aqueles que trabalham remotamente ou realizam atividades externas;
- Facilita o uso por qualquer funcionário, em qualquer local da empresa, pois basta que o funcionário tenha acesso a um dispositivo conectado à internet.
E quais outras vantagens o ponto virtual pode trazer ao RH?
Além das vantagens já apresentadas anteriormente, implementar o sistema de ponto virtual nas organizações pode impactar positivamente em:
- Proteção de dados: pois os sistemas de ponto virtuais armazenam todas as informações em nuvem, o que garante a segurança dos dados e o fácil resgate quando necessário;
- Economia de tempo: o ponto virtual já realiza automaticamente todos os dados referentes ao pagamento de horas extras e adicionais, calcula o banco de horas automaticamente, computa faltas e atrasos e permite que o gestor realize abonos com apenas um clique, agilizando processos no final de cada mês.
- Fechamento da folha de pagamento: consequentemente, as empresas têm mais facilidade para fechar a folha de pagamento e enviar as informações e os relatórios necessários para o contador.
- Facilidade de instalação: como o controle de ponto virtual é feito através de sistemas que podem ser acessados online e o registro de ponto pode ser feito em celulares, tablets ou computadores, a instalação e uso da ferramenta é muito mais fácil do que qualquer outra solução.
Considerações finais
Você certamente já entendeu que um sistema de ponto virtual tem tudo para ser a melhor ferramenta para agilizar as rotinas do seu departamento pessoal, certo? É importante considerar tanto o custo-benefício destas soluções quanto o suporte que a empresa provedora deste sistema oferece ao seu negócio.
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