8 passos para fazer controle de férias

Fazer controle de férias nada mais é do que planejar, de maneira estratégica, os períodos de descanso dos colaboradores após o período aquisitivo.

Se você já conhece um pouco sobre gestão de pessoas ou RH, com certeza já sabe o que é o período aquisitivo. No entanto, caso seja a primeira vez que você está tendo contato com gestão de férias de colaboradores, não precisa se preocupar!

Vamos te ajudar a entender como fazer controle de férias de forma correta e eficiente, aproveitando as melhores dicas e ferramentas do mercado para facilitar o seu processo.

Continue com a leitura!

O que são as férias?

O período de férias é um direito de qualquer trabalhador brasileiro que seja contratado pelo regime da CLT, ou seja, que tem carteira assinada. As férias são o período em que os funcionários de uma empresa podem descansar e recarregar as energias depois de 12 meses consecutivos de trabalho. O processo de controle de férias é um dos mais complexos e importantes das rotinas de trabalho do RH e do departamento de pessoal. 

É muito importante que os gestores conheçam as regras de concessão de férias e entendam as penalidades e problemas que podem surgir caso aconteça algum erro no momento de dar férias aos funcionários. Apostar em um controle de férias automatizado é uma ótima maneira de evitar complicações trabalhistas. Veja mais a seguir.

O que é e por que fazer controle de férias?

O controle de férias é todo o processo que uma empresa passa para planejar e organizar de maneira estratégica os períodos de descanso prolongado de cada colaborador. Em outras palavras, é toda a gestão de férias dos funcionários da empresa que têm carteira assinada.

Fazer o controle de férias é uma tarefa que, geralmente, fica sob responsabilidade do departamento de recursos humanos das empresas, mas nada impede que o dono de uma pequena empresa faça o controle de férias com uma ferramenta adequada.

De toda forma, fazer o controle de férias exige muita atenção aos detalhes, pois há dois pontos muito importantes a serem observados:

• A ausência dos colaboradores durante o período de férias não deve prejudicar as atividades da empresa;
• A concessão de férias deve respeitar as necessidades e a realidade dos colaboradores.

Assim, o planejamento estratégico do período de férias é muito importante e deve ser feito com organização e paciência.

Quais são os benefícios da empresa ao fazer o controle de férias?

Um controle de férias bem feito faz toda diferença no dia a dia de qualquer empresa. Além de garantir que todos os funcionários terão seu direito à férias respeitado, fazer o controle de férias também ajuda na gestão de documentos e na motivação de todos os colaboradores. Veja a seguir alguns dos principais benefícios de fazer um bom controle de férias.

Planejamento de ausências nas equipes

Todos sabemos que uma falta não planejada de um membro da equipe pode dificuldar a realização de determinadas atividades. Fica muito mais fácil organizar as tarefas de uma equipe quando sabemos exatamente quem estará presente no trabalho, não é? 

Ao fazer o controle de férias dos colaboradores, é possível planejar o dia a dia de trabalho já considerando os funcionários que não estarão trabalhando por conta dos dias de férias. 

Assim, os gestores podem reorganizar demandas de trabalho e dividir melhor as entregas entre os membros da equipe que estarão trabalhando, o que evita gargalos e atrasos nos processos de trabalho.

Cumprimento das obrigações legais

É muito importante que as empresas conheçam as regras de concessão de férias para garantir que as obrigações legais sejam cumpridas.

Uma das obrigações, por exemplo, é a necessidade de que as férias sejam pagas com antecedência máxima de dois dias, ou seja, a data limite para que a empresa pague as férias dos funcionários é até dois dias antes do profissional sair de férias. Caso isso não seja feito, a empresa é obrigada a pagar o dobro do valor devido.

Este é apenas um exemplo de regras que devem ser seguidas pela empresa para assegurar a regularidade com a lei trabalhista. Ter um sistema de controle de férias automatizado pode ajudar lideranças, RHs e empregadores e não esquecer tais detalhes.

Negociação antecipada de dias de férias

É possível que os trabalhadores tirem férias em até 3 períodos, numa prática conhecida como férias fracionadas.

Essa possibilidade dá muito mais espaço para que os empregadores e os colaboradores negociem os melhores períodos de férias, assim é possível que as duas partes se planejem melhor para os momentos de ausência.

Vale lembrar, no entanto, que a empresa não pode definir o período de férias fracionadas sem antes falar com o colaborador e vice-versa. Ambas partes devem estar de acordo com os dias de férias que serão tirados.

O que a lei diz sobre o controle de férias?

De forma geral, controlar as férias dos funcionários exige dois pontos de atenção iniciais: o período aquisitivo e o período concessivo. A CLT determina, nos artigos 129 e 130, que:

Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.

Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].

Assim, todos os trabalhadores que são contratados com carteira assinada pela CLT têm direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho

• Os 12 meses de trabalho são o período aquisitivo, no qual o funcionário conquista o direito de tirar férias;
• Os 12 meses seguintes são o período concessivo, no qual o funcionário pode tirar férias.

Possibilidade de divisão de férias

Como dissemos anteriormente, a legislação trabalhista permite que os trabalhadores da CLT dividam o período de férias em até 3 vezes. No entanto, as regras determinam que um dos 3 períodos não pode ser inferior a 14 dias, enquanto os outros dois períodos não podem ser menores do que 5 dias corridos.

Pense da seguinte forma: Julia trabalhou de maio de 2021 a maio de 2022 na mesma empresa, o que deu a ela o direito de tirar 30 dias de férias. Ela pode dividir esses 30 dias em 3 vezes da forma que quiser, desde que um deles tenha no mínimo 14 dias. 

Ela pode fazer: 15 dias de férias e mais 15 depois, 20 dias de férias e depois mais 10, 15 dias de férias e depois dois períodos de 5 dias… Basta negociar com a empresa!

Benefícios do controle de férias para funcionários

Fazer o controle de férias é um processo que também beneficia os funcionários da sua empresa.

Planejamento antecipado 

Assim como a empresa, o funcionário também precisa se planejar com antecedência antes de sair de férias. 

É preciso organizar todas as demandas de trabalho que deverão ser cumpridas antes do período de férias, bem como ajudar a equipe a organizar as atividades que precisarão ser feitas durante sua ausência.

Também é importante que o funcionário saiba exatamente os dias de férias aos quais terá direito para planejar seu período de descanso. É importante ter tempo para organizar viagens e outros planos.

Conhecimento dos direitos trabalhistas

A transparência ao fazer o controle de férias e gerenciar outros processos internos que envolvem os funcionários é fundamental. A empresa deve deixar as políticas de férias muito claras para os colaboradores e explicar seus direitos detalhadamente em casos de dúvidas. 

Flexibilidade de negociação

Quando a empresa é transparente ao fazer o controle de férias, fica mais fácil para que o colaborador tenha abertura para negociar seus períodos de descanso, afinal, todos os direitos e deveres de ambas partes estão entendidos. É mais prático e fácil negociar as férias e outras rotinas que envolvem a gestão de pessoas.

3 erros que as empresas cometem no controle de férias

Existem alguns erros comuns entre as empresas que não fazem um controle de ponto apurado e eficiente:

Usar planilhas para controlar férias

Esse é um dos erros mais comuns e mais perigosos de quem não tem um controle de férias bem estruturado. Os problemas de usar planilhas, como Excel, para fazer controle de férias nas empresas são muitos, mas podemos destacar que as planilhas:

• não têm alertas de férias a vencer
• podem ser facilmente apagadas, o que facilita fraudes e acidentes
• não geram relatórios automaticamente
• não podem ser customizadas para cada um dos colaboradores.

Assim, a pessoa responsável por gerenciar férias com uma planilha precisa fazer todos os apontamentos e correções manualmente, o que também abre espaço para erros humanos. O processo, portanto, não é eficiente e muito menos à prova de erros.

Não conhecer as regras da CLT

É fundamental que os profissionais responsáveis por fazer a gestão de férias dos funcionários tenham conhecimento pleno das regras que envolvem a concessão e o pagamento de férias. Caso contrário, a empresa pode estar vulnerável à multas e processos trabalhistas.

Um dos problemas mais comuns que envolvem falta de conhecimento das regras da CLT é o de férias vencidas, ou seja, quando o funcionário não usufrui do seu direito de férias após o período aquisitivo e nem recebe o pagamento referente ao período de descanso que não foi aproveitado. Nessas situações, a CLT determina que a empresa deve pagar o dobro do valor das férias ao colaborador.

Terceirizar completamente a gestão de férias

É comum que as empresas terceirizem o controle de férias de seus colaboradores a um escritório de contabilidade, mas essa situação exige um cuidado! As empresas que querem deixar os cálculos de pagamento de férias nas mãos de contadores precisam fazer uma gestão correta de toda a jornada de trabalho dos funcionários desde o primeiro dia de serviço na empresa.

Manter um controle correto e eficiente das jornadas de trabalho facilita o fechamento da folha de pagamento e os cálculos necessários para a concessão de férias, o que evita erros e ajuda na manutenção da saúde financeira das empresas.

Você pode facilitar esse processo usando o sistema de controle de jornadas de trabalho da mywork. Clique aqui e teste nossas soluções de controle de ponto online por 15 dias!

8 passos para fazer controle de férias corretamente

1 – Tenha um histórico das férias já usadas

É preciso verificar se a sua empresa já tem algum registro de férias anteriores dos colaboradores antes de começar a implementar um novo controle de férias. Caso não exista, será preciso criar um novo histórico e você poderá pedir um histórico de férias gozadas para o departamento financeiro da sua empresa, a contabilidade ou para quem quem faz o fechamento da folha de pagamento de seus funcionários.

É importante que esse histórico contenha as seguintes informações:

• nome do funcionário;
• período aquisitivo (de/até);
• dias de férias já usados

É preciso ter acesso a estes dados pois caso um funcionário não tire férias no período concessivo adequado, a empresa poderá ser acionada judicialmente.

A mywork oferece a solução mais completa para você fazer o controle de férias dos seus funcionários de maneira eficiente e totalmente dentro da legislação trabalhista.

2- Defina a política de férias da empresa

Você já sabe que as férias dos funcionários podem ser divididas em até 3 vezes, mas é importante que a empresa organize as melhores práticas para que as férias sejam solicitadas.

Também é importante que os acordos sobre períodos de férias sejam bons tanto para a empresa quanto para o colaborador. Os empregadores não podem impor o período de férias para os trabalhadores.

3- Mantenha a transparência sobre a política de férias

Uma vez que a empresa organiza as melhores práticas para concessão do período de férias de seus funcionários, é importante divulgá-los para os colaboradores. É possível fazer isso através de e-mails internos ou até mesmo de manuais de integração e onboarding de funcionários.

A partir deste momento, é bom criar um processo que reúna todas as solicitações de férias enviadas pelos funcionários. Assim, o departamento de RH ou os profissionais responsáveis poderão negociar os períodos de férias com os colaboradores.

4- Determine as prioridades nas demandas da empresa

Para que uma equipe não fique sobrecarregada durante o período de férias de colegas e lideranças, é fundamental que as férias sejam organizadas de acordo com as demandas internas da empresa. Não faz tanto sentido que vários funcionários saiam de férias durante os períodos de maior movimento ou vendas do negócio, certo?

O ideal é que os empregadores e o RH estejam muito familiarizados com as demandas de trabalho da organização e consigam alocar os períodos de férias dos funcionários em momentos adequados ao volume de trabalho.

5- Defina prazos para solicitação de férias

O departamento de RH deve definir os prazos ideais para que os funcionários apresentem seus pedidos de férias. Isso pode ser feito periodicamente, como, por exemplo, em editais semestrais ou calendários compartilhados com os gestores.

Vale lembrar que há empresas que podem definir períodos de férias coletivas, o que muda um pouco as dinâmicas de concessão de férias. Você pode ler mais sobre férias coletivas aqui.

6- Prepare as equipes para ausências

As regras de ouro para evitar que as equipes fiquem sobrecarregadas durante as férias de seus colegas é prepará-las para as ausências. Redistribuir tarefas e treinar colaboradores que assumirão novas atividades é muito importante neste contexto.

7- Planeje a contratação de funcionários temporários

Uma das alternativas que muitas empresas encontram para evitar que seus funcionários fiquem sobrecarregados durante diferentes períodos de férias é a contratação de funcionários temporários.

Tais profissionais podem ser contratados apenas pelo período que os demais irão se ausentar e, assim, ajudam a evitar o acúmulo de funções.

8- Conte com a ajuda de um software para fazer controle de férias

Existem muitas empresas que já apostam na tecnologia e na inovação no RH e o controle de férias faz parte deste cenário!

Existem muitos sistemas que permitem a automatização de processos de gestão de pessoas, incluindo o controle de férias. A mywork, por exemplo, é um sistema completo de gestão de funcionários que ajuda milhares de empresas a fazer o controle de férias, o controle de ponto, cálculos trabalhistas e muito mais! Clique aqui e conheça a mywork!