Produtividade no Trabalho: Como motivar equipes?

É muito comum que os profissionais se perguntem como aumentar sua produtividade no trabalho. Uma empresa pode ser considerada produtiva quando tem a capacidade de entregar produtos ou serviços demandando menos tempo, mas sem abrir mão da qualidade. No entanto, conquistar esse nível de produtividade não é um processo que acontece da noite para o dia: exige a criação de processos alinhados com os objetivos do negócio e com uma boa estrutura de atuação.

Tanto empresas quanto trabalhadores estão constantemente buscando maneiras eficientes de aumentar a produtividade no trabalho, pois com uma maior demanda das atividades laborais do dia a dia torna-se cada vez mais necessário otimizar rotinas para que resultados de qualidade sejam atingidos.

Da mesma forma, há uma busca constante por indicadores de produtividade, que têm como objetivo avaliar os departamentos da empresa e seus processos para identificar as práticas que dão maior resultado e aquelas que podem ser melhoradas.

No entanto, não basta pensarmos em produtividade apenas como uma otimização de rotinas, pois a realidade do trabalhador contemporâneo exige mais do que apenas a organização e cumprimento de processos.

Há uma série de fatores que podem impactar na produtividade e nas atividades de profissionais de diversos setores e o real aumento da produtividade no trabalho só acontece quando as necessidades da empresa e do empregado estão em harmonia.

É claro que toda empresa quer crescer e melhorar seus resultados, mas para que isso aconteça é importante que seus donos e gestores compreendam o real cenário interno da organização e avaliem a real capacidade produtiva de seus funcionários.

E, por isso, o planejamento estratégico é fundamental, principalmente no departamento de Recursos Humanos. A boa notícia é que existem inúmeras técnicas e ações estratégicas que podem impactar positivamente nos níveis de produtividade empresarial!

E para ajudar a sua empresa a entender melhor os conceitos de produtividade no trabalho e conhecer mais sobre essas estratégias, a equipe da mywork elaborou esse artigo com tudo que você precisa saber sobre o assunto!

Continue a leitura e entenda mais!

O que é produtividade no trabalho?

O entendimento inicial sobre o que é produtividade era relacionado com o desempenho dos trabalhadores que atuavam em fábricas e indústrias, onde a produção final de um produto e a atividade do profissional eram diretamente relacionadas. Ou seja, o produto final era a capacidade produtiva do trabalhador, ou a quantidade de produtos que os trabalhadores produziam por dia, o que fazia com que os índices de produtividade fossem avaliados puramente através de números.

Com o passar dos anos e das mudanças que ocorreram no mercado de trabalho mundial, os índices de produtividade passaram a ter interpretações mais complexas, pois com a oferta de serviços e de produtos fabricados por máquinas, a capacidade produtiva de cada setor passou a contar com diversos fatores, não apenas com a mão de obra humana fabril. 

Além disso, a realização de um bom trabalho, atualmente, não podem ser avaliados apenas pelo resultado final de um produto, por exemplo. Não apenas porque os resultados podem não ser um produto físico, mas porque há todo um processo por trás do resultado final.

Assim, atualmente, entende-se por produtividade não apenas a capacidade de uma empresa de desenvolver um produto de qualidade em menor tempo, mas a capacidade de desempenhar bem funções cotidianas que terão impacto nos objetivos finais do trabalho.

É ser eficiente, entregar resultados de qualidade e ter a capacidade de inovar.

Por que é importante aumentar a produtividade do trabalho?

Quando pensamos em aumento de produtividade no trabalho, automaticamente associamos esse aumento ao aumento de lucros. Embora seja verdade que negócios com altos níveis de produtividade tendem a alcançar melhores resultados financeiros, esse não é o único ponto importante quando pensamos no assunto.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre a importância da manutenção de bons índices de produtividade no trabalho.

• Redução de custos

Sim, o aumento da produtividade da empresa é fundamental para a redução de custos internos, mas não se engane! Essa redução não acontece a partir da demissão de funcionários, da diminuição da qualidade dos produtos/serviços ou do corte de benefícios; a redução acontece a partir de uma reavaliação e reestruturação do processo produtivo.

• Satisfação de clientes

Um aumento da produtividade tende a aumentar a satisfação dos clientes da empresa, pois permite que o tempo de entrega de produtos ou serviços seja menor.

• Diferencial competitivo

Com a produtividade otimizada, a empresa passa a aproveitar o melhor de cada colaborador em seus processos, o que incrementa a qualidade de toda a cadeia de produção. Isso resulta num diferencial competitivo frente ao mercado, colocando a organização à frente de seus concorrentes.

• Aumento do lucro

Fazer mais em menos tempo permite que a empresa tenha uma presença maior no mercado, afinal, consegue entregar os produtos que os clientes demandam com mais rapidez, o que aumenta a receita.

Como saber que a produtividade no trabalho aumentou?

Há uma série de métricas que podem ser utilizadas para identificar os níveis de produtividade interna da empresa, como, por exemplo:

• Indicadores de qualidade: esses indicadores medem a relação entre as exigências da empresa ou dos clientes com o resultado final entregue pelas equipes.
  
  De forma geral, são os indicadores que medem se o resultado está seguindo os padrões exigidos. 
• Indicadores estratégicos: esses indicadores ajudam a medir o atingimento de metas, sejam elas de número de vendas, valor de vendas, atendimentos realizados, etc.
  
  Com eles, é possível avaliar o desempenho dos negócios e a fluidez dos processos, o que permite a constante atualização e melhoria.
• Indicadores de capacidade: com esse indicador é possível medir a quantidade produzida durante um período de tempo. No caso de produções de embalagens, por exemplo, é possível avaliar a capacidade produtiva de um linha de produção durante um dia de trabalho.
  
  Ao mesmo tempo, esse índice é um dos mais utilizados para medir produtividade, pois permite que se avalie a capacidade produtiva de cada trabalhador.
  
  Se uma empresa que tem 10 trabalhadores em seu quadro de funcionários produz, por exemplo, 10.000 pares de sapatos, o índice de produtividade é de 1.000 pares por funcionário.
  
  Se a empresa demitir 1 desses funcionários e a produção cair para 9.000 pares de sapato, não houve nenhum aumento de produtividade.
• Indicadores de lucratividade: com esse indicador, é possível que a empresa avalie o lucro líquido de seus negócios para adaptar processos da empresa à realidade da receita.
• Indicadores de turnover: os índices de turnover são aqueles que indicam a rotatividade dos colaboradores da empresa em um período de tempo.
  
  Esse indicadores são importantes porque quando os colaboradores ficam pouco tempo na empresa, a ponto de não aprenderem muito sobre os processos e as tarefas cotidianas, os demais indicadores podem cair.
• Indicadores de competitividade: esse tipo de indicador tem como objetivo avaliar a posição e o desempenho de uma empresa em relação aos competidores no mercado.
  
  Há diversas maneiras de avaliar esse desempenho, seja a partir de lembrança de marca, market share, crescimento da categoria como um todo, etc.
  
  Tudo depende do segmento no qual a empresa atua e dos resultados obtidos por ela.

Como aumentar a produtividade?

Agora que você já conhece os principais índices de mensuração de produtividade empresarial, está na hora de conhecer mais a respeito das principais estratégias utilizadas para o aumento da produtividade no trabalho.

A seguir, você encontrará 10 dicas e estratégias importantes para que a sua empresa tenha ótimos níveis de produtividade.

• Automação de processos

Essa é uma das formas mais rápidas de melhorar a produtividade empresarial, pois o uso de ferramentas de tecnologia que otimizam trabalhos manuais na empresa podem ser decisivos para a entrega resultados de qualidade. Desde a gestão de estoques até o controle de ponto dos funcionários, o uso de soluções que automatizam processos é fundamental para o aumento da produtividade no trabalho.

O sistema de controle de ponto online da mywork, por exemplo, é uma forma de automatizar processos de controle de ponto, gestão de banco de horas, atrasos, faltas, abonos e férias dos colaboradores, além de facilitar muitos processos, como, por exemplo, o fechamento da folha de pagamento.

Você pode testar a solução da mywork gratuitamente clicando aqui.

• Investimento em qualificação

Realizar um processo de recrutamento e seleção de profissionais que tenham a qualificação ideal para as diferentes funções é importante para garantir que o colaborador terá condições de executar as tarefas de maneira correta. Assim, realizar processos organizados e focados em identificar os trabalhadores com maior potencial para ocupar as vagas da empresa é essencial.

No entanto, contratar profissionais qualificados não significa que a empresa não precisará se preocupar mais com a qualificação de suas equipes: é importante investir em treinamentos para funcionários à medida que o mercado e as demandas dos clientes vão mudando para garantir níveis de produtividade elevados.

• Definição de metas e objetivos

Estabelecer metas e objetivos claros com todos os funcionários da empresa é importante para assegurar que todos os colaboradores estão alinhados com os resultados esperados para suas atividades.

Não comunicar metas ou pressupor que todos os funcionários entendem sua participação do atingimento de objetivos do negócio pode ser muito prejudicial para os negócios.

• Definição de responsabilidades

É essencial que todos os colaboradores entendam seu papel no progresso das atividades da empresa, pois essa é uma maneira de torná-los mais engajados em suas funções.

Uma divisão de tarefas clara e detalhada entre as equipes e individualmente é uma boa maneira de estabelecer prioridades e esclarecer dúvidas a respeito das atividades que devem ser desenvolvidas por cada um. 

• Foco em resultados

É comum que algumas empresas fiquem muito “presas” aos processos internos e não foquem tanto nos resultados, o que acaba impactando gravemente o desempenho da organização como um todo no longo prazo.

O ideal é que os colaboradores tenham um modelo de trabalho flexível que permita tanto o cumprimento dos processos quanto a autonomia para o desenvolvimento de projetos e atividades, pois isso contribui para uma produtividade mais fluída.

• Organização de um ambiente de trabalho saudável

Alguns dos fatores mais importantes para garantir um ambiente de trabalho produtivo são a limpeza, a ergonomia, a organização e a humanização do ambiente. Dessa forma, o local onde os profissionais trabalharão deve ser saudável e agradável para que as tarefas sejam feitas da forma adequada.

Muitas empresas vêm apostando em áreas de lazer e descompressão dentro das dependências da empresa para que os colaboradores possam ter momentos de descanso ao longo da jornada de trabalho.

Além disso, claro, é importante que todos respeitem regras de boa convivência dentro da empresa e que as equipes tenham relacionamentos respeitosos entre si, de forma a não alimentar rivalidades internas.

• Comunicação transparente e cultura de feedback

É importante que haja um cultura de feedback na empresa, através de um canal aberto e de confiança entre os profissionais e o departamento de RH. O feedback contínuo e humanizado permite a criação de vínculos de confiança entre os colaboradores e a empresa, de forma que todos passam a entender mais sobre o próprio negócio e sobre seus pontos fortes e pontos de melhoria.

• Gestão de tempo

É importante que a empresa estabeleça políticas internas claras para evitar o desperdício de tempo com tarefas e práticas onerosas para a produtividade no trabalho.

Profissionais ociosos ou sobrecarregados também podem representar um impacto negativo na produtividade interna, o que exige que os modelos de gestão de tempo e de atividade sejam constantemente reavaliados, para melhor se adequarem às atividades desenvolvidas pelos colaboradores.

• Implementar métricas de produtividade

Além de implementar as métricas de produtividade que apresentamos na seção anterior, é importante que a empresa esteja atenta à demais indicativos que alertam sobre a produtividade no trabalho.

Reclamações de funcionários, índice de absenteísmo, faltas sem justificativa, atrasos constantes, grande quantidade de horas extras, entre outros fatores podem indicar que tem alguma coisa errada.

Assim, é importante estabelecer os critérios de produtividade no trabalho que melhor se adequando ao dia a dia da empresa, de forma a analisar o nível de produtividade empresarial de forma objetiva e condizente com a realidade do negócio.

• Revisão constante de processos

Por fim, o bom funcionamento dos negócios está diretamente relacionado com a revisão e atualização constante dos processos internos.

Reorganizar estruturas de trabalho, equipes, linhas produtivas e estratégias é muito importante para assegurar que a empresa está em dia com as melhores práticas de gestão e que tem em mãos as melhores ferramentas para conquistar altos índices de produtividade no trabalho.