É comum que muitas empresas que realizam o controle de ponto de seus colaboradores tenham dúvidas a respeito das leis que regularizam essa prática, como é o caso da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego, que estabelece diversas diretrizes para que o controle de ponto seja realizado nas organizações.
Muitos gestores e donos de negócios confundem as determinações desta Portaria com a regra que obriga as empresas com mais de 20 funcionários a controlar o ponto destes com um Registrador Eletrônico de Ponto, o que é incorreto. A portaria 1510 é uma referência legislativa sobre o registro de ponto eletrônico, sim, mas tem como objetivo a modernização dos instrumentos utilizados para o controle de ponto nas empresas.
A legislação trabalhista brasileira é uma das mais completas e complexas do mundo e tais dúvidas são muito comuns! E pensando nas dúvidas que podem surgir a respeito da Portaria 1510 e suas determinações, a mywork elaborou um artigo completo com tudo que você precisa saber sobre ela! Basta continuar a leitura para saber mais.
O que é a Portaria 1510?
Antes da portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego ser elaborada (seguida, depois, pela portaria 373), o registro de ponto era alvo de muitas discussões nas empresas: era comum que os funcionários e empregadores desconfiassem uns dos outros em relação aos horários registrados e não era raro ouvirmos casos de processos trabalhistas relacionados às horas trabalhadas. Boa parte desses problemas era causado pela facilidade em cometer erros ou até mesmo fraudar livros de ponto e outras ferramentas de registro de jornada manuais, além de problemas como rasuras, anotações erradas, erros operacionais no tratamento dos pontos, etc.
Todos esses fatores podem impactar diretamente no pagamento dos salários dos colaboradores, bem como de suas horas trabalhadas, e foi justamente para erradicar tais problemas que a Portaria 1510 foi criada, impactando de diversas maneiras nas rotinas do departamento pessoal e de recursos humanos.
Com as novas regras criadas, no entanto, os colaboradores e empregadores podem ter mais tranquilidade quanto a este processo, uma vez que as normas estabelecidas pela portaria 1510 estabelecem, entre outros fatores, o registro de ponto eletrônico.
Como mencionamos anteriormente, a portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego, publicada no dia 21 de agosto de 2009, foi criada para instituir regras e determinações legislativas para a adoção de sistemas de controle de ponto eletrônico. Também conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”, essa lei visa a modernização das formas de registro de ponto nas empresas, além de falar sobre a implementação do Sistema Eletrônico de Ponto (SREP). Mas atenção: o uso deste equipamento é obrigatório apenas para as empresas que já utilizam o ponto eletrônico em suas rotinas.
De acordo com a Portaria 1510, o registrador de ponto eletrônico (REP), deve atender à uma série de requisitos, como, por exemplo:
- Porta fiscal para captação dos dados fiscais;
- Memória de registro de ponto;
- Relógio interno para apuração de horários;
- “Impressora” para emitir o comprovante de registro, de acordo com as exigências da lei;
- Registrar a jornada de trabalho correta;
Ainda segundo a lei, é necessário que o controle de ponto conte com um programa específico para o tratamento dos dados coletados, de forma a evitar problemas.
Por que a portaria 1510 foi criada?
Vale ressaltar que, apesar de a Portaria 1510 ter sido criada apenas em 2009, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), criada em 1943, já havia estabelecido regras para a realização do controle das jornadas de trabalho dos colaboradores. Apesar disso, no entanto, a CLT não possuía muitas determinações a respeito de quais sistemas poderiam ser adotados nesse processo, nem outras especificações para o uso desses sistemas nas empresas.
Assim, apesar de que já existia uma lei para regulamentar o controle de ponto, a Portaria 1510 foi criada para preservar os direitos dos trabalhadores em relação à horas extras, jornadas de trabalho excessivas, etc., de forma a diminuir as disputas trabalhistas motivadas por tais situações. Assim, com as determinações da Portaria 1510, os registros de ponto estariam protegidos de manipulações, o que tornaria o controle das jornadas de trabalho mais eficaz e seguro para todos.
E quais são as regras para usar um sistema de ponto eletrônico?
Anteriormente, já mencionamos algumas das obrigatoriedades que o sistema de ponto eletrônico deve seguir para estar de acordo com a lei. Vamos aprofundá-las mais!
As principais regras para a adoção do sistema de ponto eletrônico são:
- Restrições à marcação de ponto, marcadores automáticos e alterações dos dados registrados são ações completamente proibidas;
- Deve-se estabelecer os requisitos legais mínimos para o funcionamento do REP;
- Deve-se determinar o formato dos arquivos digitais de registro de ponto e relatórios que o empregador deverá armazenar e entregar, quando necessário, aos órgãos fiscalizadores;
- Obrigatoriamente, deve-se realizar a emissão de comprovantes da marcação de cada registro de ponto realizado no REP;
- Deve-se especificar os programas que serão utilizados para o tratamento dos dados computados no REP (PTRP)
- Todas as empresas que adotam o sistema de ponto eletrônico devem fazer o Cadatro do REP (CAREP) no site do Ministério do Trabalho e Emprego.
Além disso, reunimos aqui uma breve lista dos requisitos que um aparelho de registro de ponto eletrônico (REP) deve atender para ser utilizado nas empresas:
- Relógio interno com registro em tempo real e que funcione de forma ininterrupta durante 1440 na ausência de energia elétrica;
- Visor que permita a visualização de horas, minutos e segundos;
- “Impressora” intera em bobina de papel para emissão de comprovantes de registro de ponto;
- Armazenamento permanente de dados (memória de registro de ponto), de forma que estes não possam ser manipulados ou apagados
- Memória de Trabalho, na qual serão armazenadas as informações necessárias para as atividades do REP;
- Entrada USB externa (Porta Fiscal) para que seja possível exportar os dados da Memória de Registro de Ponto para Auditor-Fiscal do Trabalho;
- Independência de funcionamento, ou seja, o REP não pode depender de outro mecanismo ou aparelho externos para realizar a marcação de pontos
- Paralisação da marcação de pontos caso o REP precise se comunicar com outro equipamento (como carga e leitura de dados).
Vale lembrar que a Portaria 1510/09 apenas regulamentou os REP e não determinou nenhuma nova obrigação para outras formas de registro de jornada, como livro de marcações de ponto, relógios de ponto cartográficos, etc.
Vantagens trazidas pela Portaria 1510/09
O principal objetivo do Ministério do Trabalho ao criar a Portaria 1510 era garantir tanto os direitos dos trabalhadores, assegurando que as regras que envolvem as jornadas de trabalho estão sendo seguidas, quanto proteger os interesses das empresas de acordo com a lei. O sistema REP tem como finalidade o registro fiel das informações de ponto, o que impede a distorção dos dados.
Aqui você encontrará um resumo das principais vantagens trazidas pela Portaria tanto para os empregados quanto para empregadores.
- A geração da folha de ponto, registro de faltas e abonos e horas extras será realizada de maneira muito mais otimizada, já que o departamento de Recursos Humanos terá fácil acesso aos dados dos colaboradores;
- O Arquivo Fonte de Dados (AFD) poderá ser utilizado para a comprovação da legitimidade das jornadas de trabalho e outros dados em casos de ações trabalhistas e disputas judiciais;
- A confiabilidade dos dados será muito maior, já que a lei exige que a memória do REP seja protegida e lacrada, o que impede o acesso interno aos dados cadastrados;
- Incentiva e aumenta a disciplina em relação à marcação dos pontos, já que os colaboradores terão o comprovante do registro de ponto em mãos, uma vez que este será emitido pelo REP;
- Facilita o acompanhamento de jornadas de trabalho, banco de horas e outras informações.
Desvantagens da portaria 1510
A nova lei, em si, não apresenta desvantagens, por se tratar de uma forma de proteger tanto as empresas quanto os colaboradores. Apesar disso, embora a portaria 1510 tenha criado regras para a implementação de sistemas de controle de ponto, algumas consequências podem surgir diante da adoção dos REPs, por exemplo.
Embora os sistemas auxiliem na gestão de jornadas, tornando todo o processo mais eficaz, prático e seguro, eles têm um custo que nem todas as empresas podem pagar. As principais reclamações que as empresas apresentam no momento de adquirir um REP é o alto preço desse tipo de aparelho. Além do valor elevado, tais equipamentos precisam de manutenções constantes, o que acarreta em mais custos para as organizações.
As empresas que têm mais de um local de trabalho físico também podem arcar com altos custos de implementação do REP, já que para cada local de trabalho físico é necessário um aparelho de registro de ponto.
Como contornar esse problema?
De modo a evitar altos custos com a aquisição de REPs, sistemas de tratamento de dados e manutenções constantes, muitas empresas acabam optando por soluções alternativas para controle de ponto, como é o caso dos sistemas de controle de ponto online.
A mywork é uma ótima solução para otimizar os processos que envolvem a marcação de ponto, desde o momento de registro do ponto até o tratamento dos dados e pontos batidos. Além de agilizar os processos do departamento pessoal de forma prática e segura, com a mywork você poderá economizar com a aquisição de um sistema de controle e tratamento de ponto, pois os colaboradores poderão bater os pontos por aplicativo, utilizando um computador, tablet ou o próprio celular!
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