Todo gestor de RH e DP sabe da importância de se fazer a guarda de documentos do departamento pessoal. Muitos destes documentos precisam ser utilizados futuramente em promoções, desligamentos, pagamentos de impostos e até mesmo litígios. Em muitos casos ainda, a lei determina um prazo para guarda de documentos trabalhistas, o que pode acarretar em multas caso a empresa não tenha tido essa organização. E grande parte deles depende uns dos outros, como a folha de ponto digital dos funcionários, que é base para muitos outros documentos. Caso a empresa ainda utilize uma folha de ponto manual, então, o processo costuma ficar ainda mais complexo. Mas como organizar a pasta de documentos de funcionários? Quais documentos preciso guardar e por quanto tempo? Para ajudá-los nessa tarefa, a mywork criou esse mini-guia dos documentos mais importantes para se guardar:
Menos de 5 anos, prazo indeterminado ou até o prazo de validade
São poucos os documentos que precisam ser guardados por menos de 5 anos. Alguns não possuem prazo determinado de guarda, e, por isso, é recomendável que sejam guardados por no mínimo esse tempo. Alguns mais específicos têm uma validade pré-determinada e, por isso, devem ser guardados por esse período. Cada documento também tem sua especificidade sobre quando o período começa a contar, o que acaba tornando os prazos de guarda obrigatórios ainda maiores. Nessa categoria incluímos:
Indeterminado
- Contrato de Trabalho
- CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livro de atas
- Livro de Inspeção do Trabalho
- Fichas de Registro de Funcionário
- Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
- Recolhimento previdenciários do contribuinte individual
- Livro Diário e Livro Razão
3 anos
- CAGED
- Formulário Resumo Estatístico Anual
- Ficha de Acidente de Trabalho
Prazo de validade/ Uso
- Livro “Registro de Segurança” (existência do equipamento em questão)
- Atestado de Saúde Ocupacional (tempo de validade)
Entre 5 e 10 anos
Uma grande quantidade de documentos do departamento pessoal precisa ser guardado por um período de 5 anos. Nesta categoria encontramos:
- Acordo de Compensação de Horas (Inclusive Banco de Horas)
- Acordo de Prorrogação de Horas (Inclusive Horas Extras)
- Pedido de Demissão (carta)
- COFINS (e sua respectiva DARF)
- Aviso Prévio
- Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical
- Folha de Ponto Digital ou Manual
- SESMT (Mapa de Avaliação dos acidentes de trabalho)
- Recibo de Vale-transporte
- Comunicado de Dispensa – Seguro Desemprego
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
Entre 10 e 20 anos
Documentos que precisam ser guardados por 10 anos são em sua maioria ligados a questões de pagamentos e impostos. Nestes se encontram:
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- Comprovante de entrega de GPS ao sindicato
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
- PIS ( e sua DARF)
- Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias
- FINSOCIAL
- Folha de Pagamento
- GPS – Guia da Previdência Social
- Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
- PASEP (e sua DARF)
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- Recibo de Pagamento de Salário
- Recibo de Pagamento de Férias
- Recibo de Pagamento de 13o Salário
- Documentos relacionados ao Salário-Educação
- Documentos relacionados ao Salário-Família
20 anos ou mais
Acredite: Há documentos que precisam ser guardados por até 30 anos. Nesta categoria encontramos principalmente documentos previdenciários que terão que ser usados muitos anos depois quando o funcionário for solicitar sua aposentadoria junto ao governo:
20 anos
- Histórico Clínico
- Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
30 anos
- Depósitos FGTS
- GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social
- GRE – Guia de Recolhimento do FGTS
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- RE – Relação de Empregados do FGTS
- RFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social
- SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
Esses são os documentos padrões que as empresas precisam guardar, mas não são todos. Empresas de algumas indústrias específicas poderão ter que fazer a guarda de outros documentos específicos da natureza do negócio. Fazer a guarda desses documentos trabalhistas é uma tarefa que exige bastante organização. Por isso que a mywork guarda a folha de ponto digital dos seus funcionários por tempo indeterminado.
Com isso, ela fica disponível para seu contador utilizá-la na confecção de vários dos documentos citados acima. Folha de ponto digital é um jeito mais seguro e prático de se controlar o ponto em comparação com a folha de ponto física. Se quiser saber mais como o controle de ponto da mywork funciona, um de nossos representantes poderá te ajudar! Caso queira receber atualizações com conteúdos sobre departamento pessoal e recursos humanos, você também pode se inscrever na nossa Newsletter.